Mye kan gå galt med både IT-prosjekter og IT-anskaffelser. Du har sikkert hørt om prosjekter som har hatt store budsjettoverskridelser, forsinkelser, ansatte og leverandører som har blitt demotiverte av tunge byråkratiske prosesser hvor de aldri helt har kommet i mål med det som skulle gjennomføres? Hva er egentlig årsaken og hva kan gjøres for å redusere risikoen?
Et godt forarbeid før en anskaffelse er viktig. Her er det mye slurv. Mange setter i gang en anskaffelsesprosess (går ut med en anskaffelse) før de i det hele tatt vet hva de ønsker, har kartlagt interne forhold som er avgjørende for blant annet en god kravspesifikasjon m.m.. Det er viktig å ha et mål. Hva skal f.eks. produktet man anskaffer bidra med å løse? Er alle relevante personer involvert? Har man prøvd å dekke behov med eksisterende verktøy uten hell? Er virksomheten sikker på at det å bytte ut eksisterende løsning eller anskaffe et «ekstra system» vil hjelpe på vei mot målet?
Vi skal nå se på viktige punkter som virksomheten bør ha vært innom, ha jobbet med og kartlagt – før en anskaffelse.
Sjekkliste og punkter til veiledning
- Virksomheten har utfordringer med å gjennomføre oppgaver på en god, brukervennlig, effektiv og ressursvennlig måte med de verktøyene som er tilgjengelige i dag. Man må innse at dagens situasjon kan forbedres og ha et ønske å gjøre noe med situasjonen.
- Arbeidsprosesser som i dag er en utfordring må kartlegges. Det må beskrives behov som eksisterende verktøy i dag ikke dekker.
- Hvilke mål ønsker virksomheten å nå? Hva ønsker man at et nytt verktøy skal bidra med? Dvs. hvilken type funksjonalitet og egenskaper ved et verktøy vil være nødvendig for at virksomhetens (utfordrende) behov skal kunne dekkes i sin helhet?
- Behov beskrives i fritekst i et dokument (hovedtrekk for hva en løsning skal bidra med i f.eks. arbeidsprosesser som skal resultere i en forbedret oppgaveløsning) – hvor man også lager en punktvis kravspesifikasjon som beskriver hva av funksjonalitet og egenskaper ved en løsning man trenger for å kunne løse respektive behov. Her er det også viktig å ha med krav rundt drift, sikkerhet, feilretting og ansvar, rutiner for testing og det å melde feil (testmiljø), opplæring etc.
- Forankring i ledelsen og det å gjøre hele virksomheten forberedt på at utfordrende oppgaver skal løses med et nytt verktøy og nye måter å jobbe på, må på plass. Involvering og endringsvilje er «et must».
- En anskaffelse må inneholde mer enn kun en kravspesifikasjon. Dette må på plass: Dokumentasjon på organiseringen av prosjektet, hvordan tenker man at prosjektet skal gjennomføres, hvem er ressurspersonene i prosjektet og er utvalgte deltakere de rette (kompetanse, tid tilgjengelig etc. må vurderes)?, hva skal inn av eventuelle opsjoner i avtalen, hva er virksomhetens krav med tanke på kostnader (faste og løpende kostnader – ha f.eks. en god oversikt over lisensmodell for å unngå overraskelser), hvilke krav stiller virksomheten til leverandørens økonomiske situasjon, har man sjekket leverandørens referanser, hvordan skal leverandør utforme sin besvarelse (mal), hvordan skal konkurransen gjennomføres (et utvalg av leverandører hvor man kjører en POC (Proof of Concept) for å finne ut hvilken leverandør som virksomheten mener vil kunne dekket behovet og andre krav på en best mulig måte eller ønsker man å kjøre konkurransen på andre måter?). Husk å følge regelverket.
- Offentlige anskaffelser har egne regelverk som må følges. Her kan du lese mer om innovative anskaffelser.
- Hvordan evaluere tilbudene fra leverandørene? Basert på malen virksomheten utformet (leverandørens besvarelse) og utarbeidet forhandlingsstrategi på hva virksomheten ønsker å oppnå med anskaffelsen, så er det her vurderinger skal gjøres. Hvordan skal forhandlingene gjennomføres?
- Foreta et valg som er godt begrunnet basert på de faktorene virksomheten har definert som viktige med tanke på måloppnåelse.
- Når prosjektet går over i drift, må man løpende måle hvilke effekter den nye investeringen har gitt – ev. ikke gitt. Evaluering i ettertid og det å følge opp at anskaffet løsning faktisk har bidratt med «det den skulle» må vurderes. Return-on-investment, ROI er viktig – alle ønsker vel best mulig avkastning på investeringen som er gjort?
Ansattnett.no
