Hjemmekontor og digitale møter - Det er fremtiden

Mange private virksomheter har innsett verdien og gevinstene av både hjemmekontor og digitale møter, både for de ansatte og for virksomheten.

Det tilrettelegges for at ansatte som ønsker, skal kunne jobbe hjemmefra – noe som bidrar til fleksibilitet og mer effektiv og fornuftig bruk av tiden i hverdagen.

Hjemmekontor passer selvsagt ikke til alle type stillinger, men på enkelte områder har hjemmekontor mange positive fordeler.

Hjemmekontor gir ro, fokus og effektivitet

Flere ansatte har sagt at de får mer ro og tid til å fokusere på oppgaver – uten å stadig bli avbrutt. De unngår også unødvendig reisetid som kan brukes til arbeidsoppgaver. Samtidig får man mer gjort gjennom effektive digitale møter.

Det er ikke alle virksomheter som ønsker å opprettholde det digitale løftet som ble «tvunget fram» gjennom koronaperioden. Et positivt løft, som viste hvilke gevinster man kunne få ved blant annet digitale møter.

Mange har opplevd arbeidssituasjonen langt mer effektiv ved bruk av digitale møter under koronaperioden. Man unngår for mye irrelevant snakk (som ofte kan bli virkeligheten ved fysiske møter), og klarer isteden å holde et fokus på det møtene handler om. På den måten effektiviseres hele arbeidshverdagen og man får gjort langt mer enn tidligere.

Det sies at vi nå skal tilbake til «normalen» – men med hvilken begrunnelse, og hva er «normalen»? Skal vi legge til side de positive tiltakene (effektene) vi har fått av koronasituasjonen – hvor vi alle har kastet oss rundt og funnet mer effektive måter å jobbe på – og gå tilbake til «det samme gamle»?

Hvem er de som ønsker fysiske møter – og hvorfor?

Alle har sine grunner til å ønske seg det ene eller det andre. Noen kjente uttalelser fra arbeidsplasser rundt omkring er:

Det skal bli godt å kunne møtes fysisk
Det skal bli fint å se hverandre igjen
Det skal bli godt å kunne slå av en prat i gangen..

Ja, noen savner det sosiale. Begrunnelsen for å være fysisk på jobb og ha fysiske møter, er ikke nødvendigvis for å kunne jobbe mer effektivt – så hva er det da arbeidsgivere vektlegger, når enkelte mener at alle skal tilbake igjen fysisk? Skal man opprettholde den samme gamle møtekulturen – og bare se bort ifra mulighetene for effektivisering på dette området?

Ja, det sosiale kan være bra for arbeidsmiljøet, men bidrar det til å drive opp effektiviteten i virksomheten – og hva med kostnadene ved å ha alle på jobb?

Hvem er de som ønsker hjemmekontor m/digitale møter – og hvorfor?

Både før, under og etter koronaperioden har enkelte grupper skilt seg ut som mer positive til hjemmekontor og digitale møter enn andre.

Dette er ansatte som har arbeidsoppgaver hvor man har behov for å kunne jobbe i ro og fred, med et fokus på saker som krever at man ikke blir avbrutt. Enten det er programmerere, analytikere, designere, advokater, journalister, regnskapsmedarbeidere eller andre ansatte som har behov for ro rundt seg for å kunne konsentrere seg om oppgaver – så må man lytte til disse.

Hvem vet best?

Hva er årsaken til at ansatte med denne type oppgaver må reise fysisk til et kontor – dersom jobben gjøres bedre hjemmefra? Kostnadene for den enkelte, men også for virksomhetene i forbindelse med kontorlokaler, strøm etc. – vil bli høyere ved å ikke tilrettelegge og gi muligheter for hjemmekontor der det er mer egnet.

Videomøter fungerer fint i de fleste sammenhenger, og når man ser at slike møter er langt mer konkrete og effektive enn fysiske møter – hvorfor skal man da tilbake til «normalen»?

Vi må lytte til alle – og vi må endre «normalen»

«Normalen» er ikke lenger den «normalen» som har vært. «Den nye normalen» er at virksomheter må tenke økonomi, de må tenke effektivitet – og ikke minst lytte til de ansatte. I dagens arbeidsmarked er det utfordringer nok med å få tak i kompetent personell. Virksomheter som ikke tilpasser seg «den nye normalen» vil derfor miste arbeidskraft og bli en mindre attraktiv arbeidsgiver.

Det kan ikke være slik at «de som ønsker å ha det mest mulig sosialt» skal legge føringer for hvordan arbeidshverdagen skal være og hvordan møter skal gjennomføres. Her må ulike faktorer vurderes, og det som viser seg å bidra til både effektivitet og er med på en kostnadsreduksjon for virksomheten, må hensyn tas.

Ansatte med et stort sosialt behov bør få tilfredsstilt det sosiale med andre tiltak enn på jobb – hvor man ofte er satt til å utføre oppgaver som krever at man får fremdrift og når fastsatte mål. Da kreves struktur og det kreves konsentrasjon for å levere god kvalitet.

Vi kan ikke gå i den fella å ikke videreføre felles tiltak som vi allerede har sett gir gode gevinster.

Vi bør heller ikke gå tilbake til ineffektive møter (fysiske møter som obligatorisk), hvor enkelte som «elsker å prate» bruker opp verdifulle møteminutter fra det som egentlig skulle diskuteres. Flere virksomheter har et økonomisk press på seg – og er dermed nødt til å redusere kostnader.

Vi må gripe mulighetene og ikke gå tilbake til det samme gamle

Så hvorfor omfavner man ikke da de endringene som gir gevinster for flere parter? Hvor ligger viljen til nytenking, digitalisering, effektivisering og tilpasning til et mer moderne samfunn?

Er det ledelsen som mangler kompetanse til å lede virksomheten på rett vei, hvis de velger å ikke tilpasse ulike deler av virksomheten – slik det bør gjøres i det digitale samfunnet vi i dag befinner oss i?

Det finnes heldigvis mange gode forbilder der ute, og virksomheter som tenker smart (som du kan se på skjermbildene under) – hvor konkurrenter tar kontakt med ansatte i virksomheter som skal ha tilbake sine ansatte fysisk på jobb. Disse blir tilbudt å fortsatt kunne jobbe på hjemmekontor (men hos «konkurrenten»), og da skjer det en faktisk flytting av viktig kompetanse – over i den mer digitale verden.

De som tilpasser seg mer til arbeidstakernes ønsker og behov – det er de som klarer å sikre seg verdifull arbeidskraft årene fremover.